1．目的
筥崎総合保険事務所（以下「当事務所」という。）は、地震、風水害、火災、感染症、停電、通信障害、システム障害その他の緊急事態が発生した場合においても、お客さまへの保険サービスを可能な限り継続し、早期に通常業務へ復旧することを目的として、本事業継続計画（BCP）を定める。
2．基本方針
緊急事態が発生した場合は、以下の事項を基本方針として対応する。
- 職員および関係者の安全を最優先する。
- お客さまからの事故・保険金請求等の重要な連絡への対応を継続する。
- 保険会社との連絡・連携を確保する。
- 顧客情報・契約情報等の重要な情報を適切に保全する。
- 可能な限り早期に通常業務を復旧する。
3．想定する緊急事態
当事務所では、以下の事態により業務が一時的に中断することを想定する。
- 地震、台風、大雨、洪水等の自然災害
- 火災その他による事務所の使用不能
- 停電、電話・インターネット等の通信障害
- パソコン、業務システム等の障害
- 感染症等による出勤困難
- その他、通常業務の継続が困難となる事態
4．優先して継続する業務
緊急事態発生時には、以下の業務を優先して対応する。
- ① お客さまからの事故・保険金請求等の連絡への対応
- ② 保険会社への事故連絡・取次ぎ
- ③ 契約内容の確認および重要な契約手続き
- ④ 更改・異動等、期限のある手続き
- ⑤ その他、お客さまへの影響が大きい業務
上記以外の業務については、緊急事態の状況に応じて一時的に延期または縮小する。
5．緊急時の対応
緊急事態が発生した場合は、代表者を中心として、以下の対応を行う。
- 職員の安否を確認する。
- 事務所の被害状況および使用可否を確認する。
- 電話・インターネット等の通信状況を確認する。
- 業務システム等の利用状況を確認する。
- 必要に応じて保険会社へ連絡する。
- 必要に応じてお客さまへ連絡する。
- 事務所が使用できない場合は、電話、メール、インターネット等を利用し、可能な範囲で代替手段により業務を継続する。
6．事務所が使用できない場合の業務継続
災害等により事務所が使用できない場合は、可能な範囲で在宅その他の安全な場所から電話・メール・インターネット等を利用して業務を継続する。
また、保険会社の事故受付窓口、契約照会窓口その他のサービスを活用し、お客さまへの案内および取次ぎを行う。
業務システムが利用できない場合には、必要な事項を一時的に記録し、システム復旧後に速やかに処理する。
7．顧客情報等の保全
顧客情報、契約情報その他業務上重要な情報については、通常時から適切に管理する。
業務システム、保険会社が提供するシステムその他適切な方法を利用して重要情報を保全し、紙媒体についても紛失、毀損および漏えいの防止に努める。
8．連絡体制
緊急事態に備え、以下の連絡先を確認可能な状態にする。
- 代表者・役職員
- 取扱保険会社
- 保険会社の事故受付・緊急連絡窓口
- 必要に応じて警察・消防等の関係機関
連絡先については、原則として年1回以上、内容を確認する。
9．平常時の備え
当事務所は、緊急時の業務継続に備え、平常時から以下を実施する。
- 緊急連絡先の確認
- 業務システム・パソコン等の利用状況の確認
- 顧客情報・契約情報等の適切な管理
- 保険会社の事故受付・緊急連絡先の確認
- 本BCPの内容確認
10．BCPの検証
本BCPが実際の緊急時に機能することを確認するため、原則として年1回以上、簡易的な検証を実施する。
検証は、以下の想定により実施する。
「地震等により事務所が一時的に使用できなくなった場合」
この想定について、以下の項目を確認する。
- 役職員への連絡が可能であること
- 保険会社への連絡が可能であること
- お客さまからの事故等の連絡に対応できること
- 重要な連絡先が最新であること
- 電話・メール・インターネット等の代替手段を利用できること
検証結果については、「BCP検証記録」に実施日、参加者、確認結果および改善事項を記録する。
問題点が確認された場合は、必要に応じて改善を行う。
11．見直し
本BCPについては、原則として年1回以上内容を確認する。
実際の災害、事故、システム障害等への対応または検証を通じて改善すべき事項が判明した場合には、必要に応じて内容を見直す。
12．管理責任者
本BCPの管理責任者は代表者とする。